雒宏偉（上海天祥質量技術服務有限公司）
發表在中國認證認可雜志2019年第7期
摘要： 企業在發展過程中都在不斷學習和借鑒一些外部管理方面的經驗和最佳實踐，有些建立了多個管理體系。這些管理體系因為沒有進行有效整合，影響了管理體系的有效性并且造成了諸多問題。本文從管理體系整合的基本原則、管理體系整合的思路以及管理體系整合的基本步驟和方法進行了分析和探討。
關鍵詞：管理體系整合
Management SystemIntegration Study Based on Comprehensive Risk Management and Corporate Strategy
LUO HONGWEIIntertek China
Abstract: Companies are keeping learningand introducing external experience and best practices, and some of them haveestablished multiple management systems. Since these management systems are noteffectively integrated, their effectiveness is affected and some problems haveoccurred. This article analyses and discusses principles, ideas, steps andmethods of management system integration.
Keywords: Management System Integration
企業在發展過程中都在不斷學習和借鑒一些外部管理方面的經驗和最佳實踐，而一些國際組織如ISO、石油協會、汽車制造商協會等陸續推出了一些管理體系標準，如：ISO9001、ISO14001、ISO45001、ISO27001和IATF16949等以規范企業的質量、環境、職業健康安全、信息安全等各個管理方面的活動，為企業提升管理水平提供了參考和指導，有些甚至成為招標采購、供應商選擇的必要條件。據不完全統計，國際上普遍認可的管理體系標準就多達40多項，有些企業已經貫徹實施的就有20多項。企業在貫徹實施這些越來越多的管理體系標準的過程中也存在一些普遍性的問題，如：
這些問題嚴重影響了這些管理體系的有效性和效率。為了解決這些問題，很多企業考慮實施管理體系的整合。但是企業的業務過程和管理活動眾多、管理文件紛繁復雜，如何進行有效整合就成為企業高層領導必須慎重考慮的問題。
本人一直從事一些最新的管理體系標準的研究，也在不斷探索和研究這些管理體系整合的理論和最佳實踐。本文就是基于本人研究成果和實踐經驗，從以下幾個方面探討管理體系整合的問題。
一、 管理體系整合的基本原則
1、 各管理體系要為組織的整體戰略目標服務。
各個管理體系標準雖然有各自的關注點和不同的要求，如：質量管理體系強調以顧客為關注的焦點，站在顧客的角度、圍繞客戶滿意策劃、實施和管理相關業務過程和活動；環境管理體系關注受到企業活動、產品服務影響的周圍社區的利益，從社區的角度看待企業的管理工作；職業健康安全管理體系重點考慮的是員工的利益；資產管理體系則更多關注的是股東，其它一些管理體系也各有不同的側重點。但是這些管理體系不應該孤立的存在，它們都是企業管理的一部分或者一個方面，企業的宗旨就是要平衡和滿足各個相關方的利益，并為此制定企業的整體戰略目標。同時企業應圍繞企業整體的戰略目標，制定各職能和各管理體系的方針和目標，使這些管理體系為企業的整體戰略目標服務。
2、 以組織業務過程為基礎，將管理體系要求和風險控制措施融入組織的業務流程。
如圖一所示，企業戰略目標的實現必須通過策劃和實施主要的核心業務過程（如：針對產品和服務的要求、設計開發、采購、生產和服務提供、產品和服務的放行、不合格品輸出的控制），保證產品實現過程實施所必須的一些支持性過程（資源、能力、意識、溝通、文件化信息），以及這些產品實現過程和支持性過程有效實施的管理過程（如：內外部環境分析、相關方要求識別、方針、目標、風險管控、監視測量分析評價、內審、管理評審等）。確保這些過程的有效實施是管理體系的核心和基礎。不管是安全問題、環境問題、信息安全問題、合規問題等都是因為企業的這些產品、服務和產品和服務提供的活動產生的，因此各管理體系的要求歸根到底要管控這些問題，為這些過程有效實施服務。同時我們應該明白各崗位人員不可能也沒有必要了解和掌握所有管理體系要求，他們只需要按照各自崗位涉及的過程的程序和工作標準要求進行工作就可以了。因此將各管理體系的要求和風險控制措施整合進入企業的業務活動過程，運用過程方法，提高主要過程能力和有效性。
圖一
3、 基于風險。
管理體系整合不是單純的要求的整合、文件的整合，整合是否成功的關鍵在于是否在滿足各個管理體系標準要求的基礎上，能夠提升管理的整體效率和有效性，提高過程能力，確保過程目標和企業總體戰略目標的實現。確保過程能力和有效性以及戰略目標的實現就必須識別影響過程能力和企業戰略目標實現的不確定因素，這就是風險。因此企業要全面識別和管控企業面臨的各種風險。同時，企業的資源是有限，企業不可能進行無限的投入來消除各種風險。企業應該根據風險的等級確定管控的程度和資源的投入，從而使企業可以在有限的資源的情況下實現最佳的管理績效。
4、建立統一的風險評價準則，平衡不同相關方的利益和要求。
各個管理體系都是建立在風險管控的基礎上的，而不同的管理體系正如前面所說側重點有所不同。雖然各個管理體系涉及的風險都需要管控，但是這些風險對于企業的影響和重要程度不同。我們不能一味的強調某個管理體系的重要性，而忽視了各管理體系為企業整體戰略目標服務的宗旨。因此如圖二所示，在考慮后果的嚴重程度時，要考慮風險事件對各利益相關方的影響，例如綜合考慮行政責任、財產損失、信譽損失、個人損害、環境損害等，權衡不同相關方的利益和對企業的重要性，統一風險評價準則，將這些不同管理體系涉及的風險進行統一的排序，然后根據風險程度的不同和優先順序確定管控的優先順序、資源的投入和管控的力度，從而實現企業整體管理績效最優。
圖二
5、將管理體系對各崗位的要求融入組織統一的崗位職責和能力要求。
各管理體系的要求需要相關職能部門和崗位來實施，這些相關崗位人員需要具備相應必要的能力，而人員能力的管理由人力資源部負責。因此單純在相關管理體系文件中規定一些崗位的職責，而人力資源部沒有修改所涉及的崗位的崗位職責和能力要求，必然造成管理的脫節和漏洞，影響管理體系的有效性。
6、將管理體系目標納入組織統一的績效考核
我們大家都知道管理上有句話講“員工不會關注你要求什么，他只關注你檢查什么、關注你考核什么”。我們在強調某個管理體系的重要性，要求員工按照管理體系要求完成一些規定的工作，但是在績效考核、升職、加薪、發放年終獎時，卻沒有考慮這方面的工作表現，必然影響員工做這方面工作的積極性，必然影響管理體系的有效性。因此將管理體系目標納入組織統一的績效考核，是保證管理體系的有效實施的推動力。
7、 各管理體系歸屬各職能部門分別進行管理。
各個管理體系雖然進行了整合，但是并不妨礙各職能部門分別負責各個管理體系和并利用各個管理體系作為工具進行職能管理。管理體系整合后，并非一定要由一個部門來負責，實際上各管理體系應歸屬各職能部門分別進行管理，如：質量部負責質量管理體系；環保部負責環境管理體系，安全部負責職業健康安全管理體系、IT部門負責信息安全管理體系、合規部負責合規管理體系。當然企業也需要一個統一的體系運作的協調部門，如果有些過程修改涉及多個體系或存在沖突，該部門可以組織多個部門參與進行協調和溝通。
總之，管理體系的整合將圍繞公司的戰略目標，以過程管理為基礎，建立統一的風險評價原則，結合全面風險管理，將各管理體系的要求整合進入企業的業務過程、崗位職責和績效考核，使整合后的管理體系更加簡單、清晰、統一、明確、有效，為企業控制風險、確保公司戰略目標實現提供保障。
二、 管理體系整合的思路
管理體系整合不是簡單的文件的整合，應該作為真正的一體化的管理體系運行。如圖三所示，建立一體化管理體系要首先識別企業的內外部環境和相關方的要求，識別企業外部的機會和威脅，企業自身的優勢劣勢，從而有針對性地制定企業的戰略目標，使企業得到更好的發展。接著進行風險的識別分析和評價。各管理體系可以分別進行風險識別、分析，然后統一進行評價，找出企業需要控制的重大風險，然后制定措施進行控制。各職能部門可以分別對各自分管的管理體系進行策劃，但是各管理體系的要求和風險的應對措施要整合進入企業的各業務過程，并將各崗位涉及的管理體系要求整合進入企業統一的崗位職責，并根據職責確定新的能力要求。同時將各管理體系制定的目標整合進入企業的績效考核，并考慮重要程度不同確定不同的權重。
圖三
三、 管理體系整合的基本步驟和方法
根據上述分析，我們進一步整理出管理體系整合的基本步驟和方法：
1.針對組織的內外部環境和相關方要求進行分析，確定組織的戰略目標；
2.根據組織價值觀、戰略目標確定統一的風險評價準則；
3.明確各體系主管部門，各體系分別進行風險識別分析，統一進行評價，匯總排序找出重大風險；
4.根據重大風險制定風險應對措施、責任人和目標，將目標整合進入組織的績效考核指標；
5.識別組織的業務過程和過程之間的關系；
6.將組織現有的管理體系文件和各管理體系要求以及評價出的組織重大風險的應對措施分解到各業務過程；
7.運用過程方法策劃過程，確定各過程的輸入、輸出、目的、風險、風險控制措施、控制指標和責任人；
8.根據過程的重要程度、復雜性和人員能力和成熟度確定需要制定文件的過程，根據過程策劃結果編制或者修訂過程管理文件（包括：程序文件、作業指導書和相關記錄），將管理體系要求和組織重大風險的應對措施融入組織的業務過程中，以及相應的管理信息系統；
9.將業務過程涉及的崗位職責整合進入崗位職責描述并確定關鍵崗位能力要求；
10.由各體系主管部門編制各體系管理手冊，內容包括方針、目標、組織架構、職責分配、體系各過程的要求和相關文件的索引；
11.各部門和各崗位人員按照整合后的管理體系進行實施；
12.各體系主管部門負責體系監督、內審和推動體系的持續改進；
13.高層進行針對單個體系和整合體系的管理評審。
參考文獻
【1】 ISO，ISO9001:2015Quality management system –Requirements
作者簡介
雒宏偉，工商管理博士。研究方向：反賄賂管理、合規管理、資產管理、道路交通安全管理。INTERTEK集團上海天祥質量技術服務有限公司ISO37001、ISO19600、ISO39001和ISO55001項目經理。
